Seasonal Booking Workflow

El problema de campo

Cada primavera y otoño, el equipo de ecólogos de costa necesita coordinar hasta seis salidas semanales a distintos puntos del litoral cantábrico. Las fechas dependen de las mareas vivas, la disponibilidad del barco y el estado del material de muestreo. Antes, todo se gestionaba con correos sueltos y una hoja de cálculo compartida que nadie actualizaba a tiempo. Perdíamos días cuadrando calendarios y, en más de una ocasión, llegábamos a la roca sin el equipo adecuado.

Lo que hicimos

Diseñamos un flujo de trabajo que arranca con la previsión de mareas del puerto de Santander. El sistema cruza esas tablas con la disponibilidad de los tres técnicos de campo y el estado del inventario de material (botas, raspadores, neveras portátiles). Cada semana, el coordinador recibe una propuesta de tres ventanas de salida. Solo tiene que confirmar una o ajustar el turno. El resto se bloquea automáticamente en el calendario del laboratorio.

Decisiones concretas

• Eliminamos la opción de reservar con menos de 48 horas de antelación: el material necesita revisión y secado entre salidas.
• Fijamos un límite de tres personas por salida para no saturar la embarcación neumática.
• Incorporamos un campo de notas para registrar el estado del mar justo antes de zarpar, algo que antes se apuntaba en una libreta que solía mojarse.

Resultado en números

En la temporada de otoño, el tiempo de coordinación pasó de unas cuatro horas semanales a menos de cuarenta minutos. No se perdió ninguna salida por falta de material o por duplicidad de fechas. El registro de condiciones marinas ahora está digitalizado y se consulta directamente desde el informe de campaña.